潮州市行政服务管理暂行办法
广东省潮州市人民政府
潮府〔2004〕18号
印发《潮州市行政服务管理暂行办法》的通知
各县、区人民政府，枫溪区管委会，市府直属各单位：
现将《潮州市行政服务管理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
二○○四年五月十日
潮州市行政服务管理暂行办法
第一条 为强化审批管理，规范运作程序，提高办事效率，方便公民、法人和其他组织，根据我市实际，制订本暂行办法。
第二条 本办法所称行政服务，是指行政机关在受理公民、法人和其他组织（下称行政相对人）申报审批、审核、核准、备案、审定、认证、资质评定、登记以及其他性质相同或相似的申请后，依法作出的具体行政行为。
第三条 潮州市行政服务中心（下称中心）是市人民政府提供行政服务的平台，为行政相对人和进入中心办公的各行政机关和有关单位提供服务，负责行政服务事项的协调和督查。
进入中心办公的各单位应接受其协调和督查。
第四条 为新设企业办理各种证照以及经常性行政审批事项的行政机关必须进入该中心设置的办事服务窗口办公，为行政相对人提供“一个口”受理、“一个窗”收费、“一条龙”服务。
水、电、电信等单位应在该中心设置营业窗口，为行政相对人报装水、电、电信终端提供服务。
第五条 凡在该中心设立办事服务窗口的部门、单位，其主要负责人为第一责任人，并授权一名分管负责人或办事服务窗口负责人直接承办和协调相关事宜。对办事服务窗口或中心转交的各类审批事项，必须落实专门人员按时按要求办结。
凡是在办事服务窗口办理的项目，原部门不得再行受理。
第六条 各部门、单位选派到该中心服务窗口服务的工作人员必须遵守该中心的各项规章制度，服从该中心的指挥和协调。
第七条 行政服务实行首问责任制，即行政相对人到该中心申报事项或咨询时，首先接待或受理的办事服务窗口工作人员应负责办理或引荐相关部门、单位办理的工作制度。
第八条 申报材料齐全的申请事项，由办事服务窗口工作人员即收即办，并在承诺的时限内办结。
第九条 因行政相对人申报材料不全而影响审批的事项，办事服务窗口工作人员必须一次性明确告知需补办的材料，出具《补办件通知书》，在行政相对人补齐材料后予以受理。
第十条 需要进行审核、论证、召开听证会、公告或者现场勘察等的申请事项，有关办事服务窗口受理后，应即时对申报材料进行初步审核。申报材料齐全的，直接出具《承诺件通知书》。
第十一条 办事服务窗口工作人员发出《承诺件通知书》后，应立即联系相关部门和人员进行审核、勘察等，并在承诺时限内办结。
第十二条 涉及2个或2个以上部门的联合审批事项，由牵头部门受理并全程负责。牵头部门的办事服务窗口受理后，出具《联办件通知书》，并立即组织或由中心协调相关部门进行联审，在规定的时限内办结。
第十三条 重大联审事项实行快速通道办理制。进入快速通道办理的重大事项，由中心召集有关部门联审，实行先批后办，各类手续在与各审批部门商定的时间内补办完成。
第十四条 下列项目可以进入快速通道：
（一）省、市级重点项目以及其他对我市经济和社会产生重要影响的各类投资项目；
（二）办理时间特别紧急的各类投资项目；
（三）市委、市政府交办的快速审批项目。
第十五条 快速通道的联审由中心负责牵头，由市发展计划、经贸、外贸、国土资源、规划、建设、工商、环保、公安消防等部门的有关负责人或办事服务窗口负责人组成。
第十六条 联合审批事项或进入快速通道审批的事项如需要市政府领导协调处理的，由中心联系分管的市政府领导，在承诺时限内确定协调会议时间并负责会务工作，协调结果由牵头部门直接反馈给行政相对人。
第十七条 需要上级审批的申报事项，由主办部门审核后负责报送。
第十八条 对属国家明令禁止或者不符合国家、省有关政策的申报事项，办事服务窗口工作人员能够当场或者当日认定不予办理的，应当场或当日认定并出具《退办件通知书》。申报事项较为复杂，无法当场或当日认定的，按本暂行办法第十条的规定处理。经确认不予受理的，及时发出《退办件通知书》。
第十九条 需要行政相对人补充材料的补办件，其工作时限从行政相对人补齐材料之日起计算。法定节假日不计入承诺时限。
第二十条 行政相对人对申报事项的办理结果有异议的，受理办事服务窗口应明确答复并说明理由。受理办事服务窗口的工作人员不予答复或者虽予答复但理由不足的，行政相对人有权向中心投诉，由中心对投诉事项进行协调处理。涉及机关效能的投诉，由中心转交市机关效能投诉中心处理。
第二十一条 受理申报事项的部门认为在规定的时限内无法完成工作任务的，应提前3个工作日向中心报告，由中心确定是否延长工作时限。决定延长工作时限的，由中心向行政相对人发出《延长办理时限通知书》；决定不予延长工作时限的，受理单位必须在规定时限内完成。
第二十二条 行政相对人可以凭《承诺件通知书》到原受理的办事服务窗口查询办理的情况和结果。
第二十三条 进入中心的各行政部门应当公开办事程序、时限和各项行政事业性收费的依据和标准。所有收费由各行政部门出具《收费通知书》，由相对人到设在中心的金融机构服务窗口缴纳。所有收费一律纳入财政专户，实行“收支两条线”管理。
水、电和电信等单位的办事服务窗口应公开经物价部门核准的收费标准，公开收费依据。收费的有关手续按各单位的规定执行。
第二十四条 中心应将各项办事制度、工作程序以及投诉电话张挂上墙并在政府信息网公布，接受公众的查询和监督。同时，应通过各种形式无偿提供政策法规、市场信息和办事指南等投资咨询服务。
第二十五条 中心、各行政部门及其工作人员有下列行为之一的，由行政监察部门责令限期改正，并视情节对有关责任单位及个人予以通报批评或政纪处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）不向行政相对人公开审批内容、对象、条件和时限的；
（二）拒不进入行政服务中心设置的办事服务窗口办公的；
（三）不按规定联办或前置审批的；
（四）超过规定时限（含延长办理时限）对申报事项不予答复的；
（五）未落实审批事项监管措施，或内部分工不明、职责不清的；
（六）对行政相对人的投诉不及时查处的；
（七）不履行审批职责或者违反规定程序进行审批的；
（八）违法审批造成生命财产损失，引发安全、环境污染等责任事故或者侵害行政相对人合法权益的；
（九）在审批过程中接受审批对象贿赂或者索取贿赂的；
（十）其他违反规定应予追究责任的行为。
第二十六条 市行政服务中心可依本办法的规定，制定有关实施细则。
第二十七条 本办法由潮州市人民政府负责解释，自颁发之日起施行。
推动电子文件归档工作的思考
张智涛
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择?
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。?
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。?
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。?
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。
